Nicht bloß reagieren

In: Menschen, Vorgehen
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Die meisten von uns bewegen sich in einem von Paul Graham als manager’s schedule bezeichneten Zeitplan: Wir verbringen unseren Tag damit, auf den Bedarf und die Forderungen anderer einzugehen und sie zu beantworten. Gerade im Geschäftsalltag basiert das meiste, das wir tun müssen, auf Schadensbegrenzung. Jemand hat eine Frage, wir beantworten sie. Jemand hat ein Problem, wir lösen es. Es gibt allerdings eine andere Art von Zeitplan, der für gewöhnlich unter kreativen Menschen zu finden ist, und besser zu uns allen passen würde.

Der maker’s schedule basiert darauf, proaktiv zu sein, und nicht bloß zu reagieren. In ihm wird das, was man (er-)schaffen muss, allem vorangestellt, und die Schadensbegrenzung folgt anschließend; er priorisiert individuelle, kreative Arbeit. Es ist nur zu verständlich, warum Programmierer, Schriftsteller und Künstler den maker’s schedule so bevorzugen.

Das Problem ist folgendes: Wir Menschen neigen dazu, wichtige Dinge zu unterdrücken und uns stattdessen um die Dinge zu kümmern, die dringend sind. Mit den Kindern zu spielen wird weniger wichtig, wenn das Haus in Flammen steht, klar. Allerdings ist unsere Schwelle für Dringlichkeit viel zu gering. Ins Fitnessstudio zu gehen rückt aus dem Fokus, wenn eine E-Mail-Benachrichtigung eintrifft.

Aus dringenden Dingen wichtige Dinge zu machen scheint die naheliegende Lösung zu sein, nur sind dringende Dinge (wie den Brand zu löschen) und die wichtigen Dinge (dem Lebenstraum folgen) zwei paar Schuhe. Wichtige Dinge werden niemals so gefühlt wie dringende Dinge, weil es immer andere wichtige Dinge gibt. Der „Trick“ besteht darin, die dringenden Dinge zu verbannen, die nicht zu den wichtigen Dingen beitragen. Den Brand zu löschen sollte ganz oben auf der Liste stehen, weil es recht schwer ist, wichtige Dinge zu erledigen wenn man tot ist. Auf jede E-Mail am besten sofort zu antworten gehört allerdings die meiste Zeit eben nicht oben auf diese Liste.

Es gibt keine Lösung für dieses Problem, die allen hilft: Jeder Mensch muss diese Balance für sich selbst finden. Außer nur darauf zu achten, welche dringenden Unterbrechungen unseres Lebens vielleicht gar keine sind und sie zu eliminieren, helfen vielleicht ein paar der folgenden Tips:

Zu abgefahrenen Zeiten arbeiten: Es ist gerade viertel nach 3 Uhr morgens, und ich nutze mein nächtliches Wachsein zwischen meinen beiden Schlafphasen. Niemand anderes ist wach, und keiner pingt mich in einem sozialen Netzwerk an. Keiner erwartet jetzt eine E-Mail von mir. Kreative Arbeit wie Schreiben ist ein Kampf, und unser Geist sucht ständig nach Ausreden, sich mit etwas anderem zu beschäftigen. Wir sollten unserem Geist dafür keine Ausreden geben. Genauso könnte man auch früh am Morgen oder spät am Abend arbeiten.

Benachrichtigungen abschalten: Niemand zwingt uns dazu über „dringende“ Aufgaben benachrichtigt zu werden. Wenn wir ein wenig in die Zukunft planen ist es schnell offensichtlich, dass diese Benachrichtigungen nicht dringend sind. E-Mails können dann beantwortet werden wenn wir dazu bereit sind.

In Stapeln (ab-)arbeiten: Zwischen Aufgaben hin und her zu springen kostet nicht nur Zeit, es kostet Aufmerksamkeit. Gerade bei kreativer Arbeit dauert es eine Weile um in einen Arbeitsfluss zu gelangen. Dringende Aufgaben haben die Angewohnheit vereinzelt aufzutauchen, und dabei meist wenig tatsächliche Arbeit zu benötigen, aber substanziell Zeit zu erfordern. „Auf diese Mail kurz antworten“ kostet über den Tag verteilt so viel mehr Zeit als sie am Stück zu erledigen.

Weniger tun: Auch wenn es widersprüchlich erscheint: Wir neigen dazu, Gelegenheiten, die uns opportun erscheinen, wahrzunehmen, ohne uns darüber Gedanken zu machen wie viel Arbeit sie wirklich bedeuten. Und je mehr Gelegenheiten wir wahrnehmen, desto mehr tauchen dringende Aufgaben auf. Es bedarf einer Menge bewusster Aufmerksamkeit, sich auf weniger und darauf intensiver zu konzentrieren.